Documentation, dossiers et registres d’assurance de la qualité

Un dépistage efficace du VIH repose sur une documentation minutieuse. Bien que les processus diffèrent, les sites de dépistage nominatif et anonyme sont tenus de documenter leurs activités de dépistage. Des modules de formation sont disponibles pour vous aider à remplir les formulaires de réquisition de test du VIH nominatif et anonyme. Les sites sont également encouragés à utiliser un formulaire d’inscription standardisé pour chaque client, ce qui aidera le conseiller en dépistage à remplir les réquisitions. Un exemple de formulaire d’inscription est disponible ici.

De plus, les sites sont responsables du maintien des dossiers suivants d’assurance de la qualité. Ces dossiers doivent être correctement remplis, classés et entreposés en toute sécurité pendant 10 ans.

Registre quotidien – Complété lors de l’utilisation chaque trousse de dépistage, ce registre répertorie tous les tests de DPS du VIH effectués dans votre site. Tout le personnel doit être formé sur la façon de remplir le registre correctement. Cette formation fait partie des modules de formation « Réquisitions et déclaration ».

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Sommaire mensuel – Ce rapport mensuel est l’une des principales responsabilités de la personne chargée de l’assurance de la qualité. Une brève formation sur les sommaires mensuels est disponible.

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Registre des températures – Ce registre devrait être imprimé et affiché dans la zone d’entreposage des trousses de DPS. En savoir plus sur l’entreposage et l’utilisation des trousses.

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Registre de contrôle de la qualité – Ce registre sert à consigner votre évaluation régulière des trousses de dépistage à l’aide de contrôles positifs/négatifs. En savoir plus.

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Registre des incidents – Ce registre sert à documenter l’enquête que vous menez lorsqu’un résultat de test inattendu se produit. En savoir plus sur la réponse aux incidents.                                                                                                       

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Des outils tels que les aide-mémoire pour le counseling complet et express sur le dépistage du VIH peuvent également être utiles pour assurer la qualité des tests, à la fois à des fins de formation et, si vous le souhaitez, de documentation de chaque rendez-vous. L’aide-mémoire pour le counseling en dépistage du VIH complet concerne les clients qui ne sont pas familiers avec le processus de dépistage, tandis qu’une approche de counseling express est maintenant adoptée dans certains sites, dans le cas des dépistages de routine.